Zmiana adresu spółki z o.o. wiąże się z koniecznością podjęcia stosownej uchwały Zarządu, jak również zgłoszenia tego faktu do Krajowego Rejestru Sądowego, a niekiedy także zmiany umowy spółki. W jaki sposób dopełnić wszystkich formalności?
Siedziba spółki z o.o. to miejscowość, w której znajduje się organ zarządzający spółką i musi zostać oznaczona w umowie spółki. Najczęściej określona jest poprzez wskazanie konkretnego miasta. Sprawdź szczegółowo co to jest adres do rejestracji spółki. Adres spółki z kolei to uszczegółowienie siedziby poprzez wskazanie konkretnej ulicy i numeru budynku/lokalu. Jeżeli dokonujemy zmiany adresu spółki z o.o. w ramach miejscowości wskazanej w umowie spółki, do zmiany adresu wystarczająca jest uchwała Zarządu spółki (chyba że umową spółki wspólnicy „przesunęli” tę kompetencję na inny podmiot). W uchwale Zarząd wskazuje nowy adres spółki, a także datę od kiedy nowy adres obowiązuje.
W przypadku, gdy nowy adres spółki nie znajduje się w miejscowości, która stanowi siedzibę spółki, uchwała Zarządu nie będzie wystarczająca (np. przy dotychczasowej siedzibie w Warszawie zdecydowano się na przeprowadzkę pod nowy adres w Krakowie). W takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności dokonać zmiany siedziby spółki. W tym celu Zgromadzenie Wspólników spółki powinno podjąć stosowną uchwałę zmieniającą umowę spółki. Protokół ze Zgromadzenia Wspólników musi być sporządzony w formie aktu notarialnego.
Zmianę umowę spółki należy następnie zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego, o czym poniżej.
Uwaga!
Zmiana umowy spółki jest skuteczna dopiero w momencie jej rejestracji przez właściwy sąd. W takiej sytuacji nowym adresem (w ramach nowej siedziby) spółka może posługiwać się dopiero w momencie wydania przez sąd stosownego postanowienia.
Niezależnie od tego, czy zmiana adresu spółki wiąże się ze zmianą siedziby spółki, czy też nie, należy ją zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek do sądu rejestrowego o zmianę adresu (i/lub siedziby) spółki składa się na formularzu KRS-Z3. W części C.3 należy podać nowy adres (i/lub siedzibę) spółki.
W przypadku zmiany jedynie adresu spółki – załącznikiem do wniosku będzie stosowna uchwała zarządu. Natomiast w przypadku zmiany jednocześnie siedziby spółki, do wniosku załącza się również wypis aktu notarialnego obejmującego protokół Zgromadzenia Wspólników spółki, na którym podjęto uchwałę o zmianie umowy spółki w zakresie nowej siedziby (oraz zaznacza się tę okoliczność we wniosku). Do wniosku o zmianę wpisu w KRS dołącza się również dowód uiszczenia opłaty sądowej (w wysokości 250 zł) oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (w wysokości 100 zł).
NIP-8
Zmiana adresu spółki z o.o, a urząd skarbowy. Jeżeli zmiana adresu spółki wiąże się również ze zmianą miejsca prowadzenia działalności, w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę spółki (nową – jeżeli była zmieniana) należy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8.
Zgłoszenie zmiany adresu spółki do KRS ma charakter deklaratoryjny – stanowi jedynie potwierdzenie stanu faktycznego. To uchwała Zarządu określa od kiedy nowy adres zaczyna obowiązywać. Zgłoszenie do KRS jest jednak niezwykle istotne, przeczytaj o konsekwencjach posiadania nieaktualnego adresu w KRS. Jeżeli jednak z chęcią zmiany adresu spółki wiąże się konieczność zmiany umowy spółki (w zakresie siedziby), zmiana siedziby, jak i adresu spółki skuteczna jest dopiero w momencie wpisu. Wpis ten ma charakter konstytutywny.
